As metodologias ágeis na empresa não devem se limitar ao uso de ferramentas organizacionais, como Jira e Slack, mas também devem incluir procedimentos departamentais. Alcançar a agilidade é um processo de vários níveis que exige o envolvimento de todos os funcionários da organização.
Receber a opinião de todos é necessário para criar um ambiente colaborativo onde cada funcionário se sinta confortável em contribuir com seu ponto de vista. Trabalhar junto cria uma sensação de que a mudança vem de todos na organização, não apenas da alta administração. O uso dessa estrutura colaborativa garante que mais pessoas sejam capazes de perceber e superar os obstáculos que possam surgir.
Supondo que sua empresa já tenha como meta aumentar a agilidade, vale a pena usar metodologias ágeis para gerenciar também a própria mudança. Uma dessas metodologias é Scrum, um framework ágil mais comumente usado, com 85% das empresas que o empregam relatando uma melhoria em sua qualidade de vida no trabalho.
Abaixo estão 8 etapas para utilizar Scrum e aumentar a agilidade em sua organização:
1. Definir funções
Para começar, a sugestão é mapear artefatos, definir o papel que a agilidade terá em sua organização e escolher métricas para informar se a meta foi cumprida. Para usar a terminologia Scrum, você pode chamar seus objetivos de realização de Epopeias em um Product Backlog.
Por exemplo, neste cenário, o Product Owner será seu CEO ou um associado externo especializado em transformação ágil. Toda a empresa será então uma única equipe ou equipes separadas por departamentos ou alguma outra forma de especialização.
2. Defina métricas para medir essas metas
Em seguida, você deve definir as métricas para determinar quando seus objetivos foram alcançados. Você dividirá seu progresso por Tarefas (ou seus objetivos de transformação) e precisará ter medidas para determinar se estão concluídas ou não.
Algumas dessas medidas serão consideradas sua Definição de Concluído e outras serão consideradas seus Critérios de Aceitação; em ambos os casos, suas medidas devem ser o mais específicas possível. Elas devem ajudá-lo a determinar como você está progredindo no sentido de alcançar seus objetivos, e você deve revisá-los com frequência.
3. Crie o seu Backlog do Produto
A partir daí, você está pronto para criar um Backlog para o seu produto. Seu produto, neste caso, é a própria organização. Lembre-se de que o Product Owner deve garantir que o Backlog seja priorizado em termos de otimização de valores para a organização.
Para monitorar seu progresso em direção à conclusão, a sugestão é usar uma medida relativa, como Story Points. Usar Story Points em vez de estimativas de tempo padrão torna o processo mais limpo, pois você está entrando em um novo território, o que torna difícil determinar quanto tempo pode levar para concluir todas as suas tarefas.
4. Comece a planejar suas Sprints
Quando o Backlog está pronto – tenha em mente que o Backlog do Produto sempre será um trabalho em andamento, evoluindo com o tempo – a(s) equipe(s) deve iniciar o Planejamento da Sprint.
Sprint Planning é quando você determina quais tarefas serão realizadas durante um tempo X. Vale a pena definir suas Sprints o mais curtas possível para dar às equipes a oportunidade de inspecionar e se adaptar com frequência. Isso acelera o processo de aprendizagem da equipe, que terá um impacto importante na rápida implementação de melhorias nas interações subsequentes.
Durante a sua Sprint, é importante realizar uma chamada Daily Scrum com a equipe. Um Daily Scrum é uma reunião de 15 minutos que visa determinar o progresso da equipe em direção ao objetivo. No seu Diário, você também vai definir um plano para as próximas 24 horas de trabalho.
5. Realizar Revisões de Sprint
No final de cada Sprint, o Product Owner irá avaliar todas as tarefas submetidas como “concluídas” durante a Sprint – pela equipe ou qualquer outro Stakeholder. Nesse momento, o Product Owner determinará se as tarefas foram realizadas corretamente e, então, as aceitará ou rejeitará.
Este processo de revisão é denominado Sprint Review. Ao revisar o trabalho concluído durante qualquer Sprint, vale a pena apresentar esse trabalho feito no contexto das mudanças planejadas gerais em toda a organização. Dessa forma, você entenderá melhor no que focar no trabalho das Sprints subsequentes.
6. Conduzir Retrospectivas de Sprint
Após a Revisão do Sprint, uma Retrospectiva do Sprint deve ser realizada para permitir que a equipe identifique boas e más práticas a fim de melhorá-las. Também vale a pena perguntar o que a equipe aprendeu durante a Sprint, o que pode ter um impacto positivo na cooperação futura. Finalmente, você deve formular ações que serão tomadas na próxima Sprint para conseguir uma mudança na direção certa.
7. Submeter a Refinamentos do Backlog do Produto
A reunião cíclica de toda a equipe e do Dono do Produto é chamada de Sessão de Refinamento do Backlog do Produto. Nesse momento, as prioridades das tarefas no Backlog do produto são verificadas e as descrições são refinadas, o que também costuma gerar estimativas mais novas e precisas.
Ao criar seu Product Backlog e configurar sua Sprint semanal, sugerimos a criação de 4 colunas:
- A fazer – onde todas as tarefas a serem realizadas estão localizadas
- Em andamento – onde você coloca as tarefas que estão em andamento
- Revisar – inclui tarefas concluídas que devem ser verificadas por outros membros da equipe para garantir a conformidade com a Definição de Concluído e Critérios de Aceitação
- Feito – para onde você moverá as tarefas que estão prontas para serem aceitas pelo Dono do Produto
Usar um quadro Kanban para esse processo ajuda a manter a transformação ágil e o mais transparente possível. Ele permite que qualquer pessoa envolvida na transformação inspecione o progresso em direção ao objetivo assumido.
Também limita o tempo perdido porque mantém toda a comunicação dentro das tarefas necessárias para realizar. Além disso, ajuda a equipe a organizar seu trabalho durante o Daily Scrum, garantindo que o máximo de tarefas possíveis sejam concluídas em conjunto por todos os membros da equipe.
Scrum é uma metodologia rápida e extremamente eficaz. As dicas acima devem ajudá-lo a começar a gerenciar a mudança da sua empresa em direção à agilidade. A utilização de tal metodologia permitirá que você veja como sua organização analisa cada etapa de sua transformação.
Ao fazer isso, você será capaz de dividir sua transformação em partes menores e manter os resultados ao longo do caminho. Com isso, você será capaz de se adaptar rapidamente aos novos aprendizados ou mudanças que podem ocorrer ao longo de sua revisão processual.
Dessa forma, você alcançará o objetivo de evolução ágil de sua empresa da maneira mais eficiente possível!
