Ser proficiente no gerenciamento de funcionários remotos exige um salto mental, especialmente para gerentes de mentalidade tradicional.
A princípio, os líderes de negócios, acostumados a monitorar a produtividade com base no “tempo de mesa” dos funcionários e nos níveis de atividade visíveis, podem achar que uma mudança para o trabalho remoto é estranha e difícil de manejar. Os funcionários também podem se sentir mal no início, à medida que se adaptam diante das mudanças significativas em seus dias.
Isso é compreensível. Afinal, embora todos pareçam entender o que é o teletrabalho, nem todos já o experimentaram. E definitivamente há prós e contras em trabalhar remotamente.
Confira como acompanhar o trabalho da equipe em home office!
Como liderar uma equipe remota?
Para liderar bem uma equipe remota, os gerentes podem descobrir que precisam afrouxar um pouco as rédeas enquanto encontram maneiras de continuar a responsabilizar os funcionários.
Sem a capacidade de monitorar continuamente os funcionários em um espaço de escritório compartilhado, eles podem ter sucesso concentrando-se mais no que é feito e se atende aos padrões de qualidade bem definidos. Também é útil estar disposto a experimentar um pouco com a tecnologia e como as reuniões são conduzidas.
Em outras palavras, pivôs bem-sucedidos para o trabalho virtual – planejado com meses de antecedência ou em resposta a um desastre natural ou uma pandemia global – exigem que os gerentes estejam dispostos a recalibrar a forma como lideram seu pessoal.
Eles também devem se familiarizar com as práticas recomendadas do teletrabalho e esperar uma certa quantidade de tentativa e erro.
Para começar, a seguir estão sete dicas básicas para ajudar os líderes de negócios no que diz respeito ao gerenciamento de funcionários remotos.
1. Compreender os desafios comuns do teletrabalho
Normalmente, existem três desafios principais que os supervisores e proprietários de negócios encontram ao gerenciar uma força de trabalho remota.
- Falta de tempo face a face com colegas de trabalho e supervisores
Os humanos são criaturas sociais, então, a interação face a face é vital para nossas trocas diárias. Isso inclui nossos encontros no local de trabalho.
Conforme mencionado anteriormente, os supervisores geralmente contam com os encontros no local de trabalho como um meio de rastrear a produtividade e a dedicação. Também é mais fácil rastrear humores e lidar com as crescentes frustrações de maneira proativa em espaços de trabalho compartilhados.
Enquanto isso, as pessoas inconscientemente examinam rostos e posturas corporais para “ler” reações diante de coisas que dizemos e fazemos. Assim, os funcionários são condicionados a perceber as dicas por meio de interações rotineiras com gerentes e colegas de trabalho. Isso é verdadeiro tanto para feedback construtivo quanto para negativo.
A ausência de comunicação pessoal pode ser fortemente sentida pelos membros da equipe móvel – talvez mais ainda em momentos de estresse ou mudança.
- Falhas e gargalos na comunicação
Ao trabalhar remotamente, não podemos espiar por cima do cubículo ou deslizar pelo corredor para ver se um colega ou supervisor está por perto para responder a uma pergunta rápida.
Além disso, para toda a sua comodidade, as mensagens digitais (e-mail, mensagens de texto) podem passar despercebidas. E um amontoado de mensagens não respondidas pode retardar o progresso e frustrar os colegas de equipe.
Ao mesmo tempo, a sutileza e as nuances encontradas nas interações interpessoais podem ser perdidas em respostas digitais apressadas entre teletrabalhadores. Pessoas que são agradáveis e cordiais pessoalmente podem parecer rudes e insensíveis nos e-mails. Os gerentes podem ajudar a resolver esses problemas modelando estratégias de comunicação eficazes!
- Distrações circundantes
Quer se trate de outro cliente de uma cafeteria derramando açúcar acidentalmente em um trabalhador remoto ou uma criança alegre dando um grito poderoso da sala de estar durante uma teleconferência, as distrações parecem vir com o território do teletrabalho.
Supondo que tais incidentes não se tornem rotineiros, a paciência é útil – especialmente quando o trabalho remoto é uma solução temporária para um evento, situação ou crise de curto prazo.
2. Defina padrões claros de produtividade de trabalho remoto
Alguns padrões de produtividade variam de acordo com o trabalho; outros podem ser padrão em toda a empresa. Uma política de toda a empresa pode ser que todos os e-mails dos clientes sejam respondidos até o final do dia ou que todos estejam disponíveis para reuniões e ligações das 9h às 17h.
Os padrões individuais devem ser analisados e documentados, embora informalmente. Por exemplo, você e sua equipe de teletrabalho podem decidir que qualquer desenvolvedor designado a um projeto deve entregar o código pronto para ser testado em cinco dias úteis e, se um prazo não for cumprido, deve haver um aviso prévio de 48 horas.
Enquanto isso, um funcionário do call center pode precisar atender 10 ligações de clientes por hora e, ao mesmo tempo, garantir que não haja bebês chorando no fundo. Um recrutador pode precisar conduzir 20 entrevistas por telefone e preencher cinco cargos por mês. E por aí vai…
Embora alguns gerentes possam ver a documentação dos padrões de produtividade como um esforço extra, isso pode ajudá-lo a identificar tendências que precisam ser abordadas.
3. Identifique e forneça as ferramentas certas
Um aspecto importante do gerenciamento bem-sucedido de funcionários remotos é tornar todas as ferramentas necessárias facilmente acessíveis, conforme necessário. Para atender essa necessidade, os líderes e as equipes podem ter que descobrir o que deve ser implementado para facilitar a transição do teletrabalho.
Os funcionários remotos precisam do mesmo acesso ao que é utilizado pelos funcionários no local, que podem incluir (mas não estão limitados a):
- Manuais de política e procedimento
- Modelos e suprimentos de apresentação
- Material de correio e papelaria
- Programas de software
- Cartão de crédito corporativo
- Tecnologia de teletrabalho
A maioria dos trabalhos remotos podem ser realizados com pouco mais do que um computador, acesso à Internet, um telefone e um fone de ouvido.
Se as ferramentas digitais são fornecidas por meio de uma unidade compartilhada acessada por uma VPN segura ou por meio de pastas do Dropbox, deve ser determinado pelas necessidades e padrões de segurança da sua empresa.
Dependendo do trabalho que está sendo produzido em casa, você deve fornecer uma pequena impressora. Alternativamente, também é possível abrir uma conta em uma copiadora local ou centro de serviços de correio, todos com limites de gastos claramente comunicados.
Considere cuidadosamente se os funcionários remotos recebem laptops da empresa ou podem usar seus laptops pessoais. A segurança cibernética e a proteção de dados são importantes, obviamente, ao considerar hardware, software e onde os funcionários podem acessar os servidores centrais.
Você também pode precisar verificar a largura de banda e a confiabilidade das conexões de Internet e se a pessoa trabalha em casa ou em um espaço de trabalho compartilhado. Os provedores de videoconferência digital podem ser úteis para equipes pequenas e grandes.
Lembre-se: você e seus funcionários remotos podem descobrir que algumas tarefas devem ser realizadas no escritório por motivos de segurança ou simplesmente porque é mais eficiente encontrá-las pessoalmente. Esteja pronto para aceitar os limites do trabalho remoto para algumas partes de um trabalho ou para unidades individuais dentro de uma divisão maior.
4. Reserve dias, horários e métodos específicos para a interação da equipe
Como mencionado anteriormente, as interações casuais no local de trabalho promovem a colegialidade e o trabalho em equipe.
Para equipes remotas, pode ser necessário um pouco mais de esforço para recriar essa comunicação. E quando há uma mistura de funcionários externos e internos, gerentes sábios buscam oportunidades de incluir todos nas atividades e discussões da equipe, sempre que possível.
Pode parecer artificial ou complicado no início, mas incentive seus funcionários remotos a entrar em contato com você e outros membros da equipe regularmente – e vice-versa. O que constitui “contato regular” depende, é claro, do trabalho e das tarefas que os funcionários do teletrabalho devem realizar.
5. Faça acompanhamento regular com funcionários remotos
Como acontece com o resto do conselho aqui, não há um tamanho único para a frequência com que um gerente deve entrar em contato com funcionários remotos.
No entanto, as chamadas individuais mais eficazes não são apenas para monitorar a produtividade. Eles também podem ser um meio poderoso de manter os funcionários remotos motivados e engajados.
Idealmente, chamadas individuais programadas regularmente – sejam diárias, semanais ou quinzenais – podem ajudar um gerente a:
- Determinar se o funcionário está indo bem no geral.
- Trabalhar com o membro da equipe para identificar e eliminar gargalos.
- Discutir planos para o desenvolvimento profissional do funcionário.
- Responder a uma série de perguntas relevantes para o funcionário.
Dependendo do funcionário e da natureza de seu trabalho, pode ser necessária uma interação mais ou menos rotineira. Por exemplo, Amanda pode precisar de uma ligação uma vez por semana, enquanto Matthew pode precisar de ligações diárias.
Tanto quanto seja razoável e os horários permitirem, os supervisores devem ser adaptáveis às necessidades e calendários da equipe.
Outras dicas valiosas do teletrabalho podem incluir:
- Como gerenciar a vazante e o fluxo de dias normais (e períodos de pico)
- Restaurantes locais favoritos que entregam
- Manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal ao trabalhar remotamente
- Como incorporar comportamentos saudáveis
- Ideias de gerenciamento de tempo
- Estratégias pessoais para permanecer na tarefa e organizado
6. Lembre-se de que remoto não significa mais barato
Os orçamentos desempenham um papel importante ao falar sobre trabalhadores remotos. Alguns líderes empresariais podem presumir que instituir o trabalho remoto e cortar o espaço do escritório em 50% equivale a uma redução de 50% nas despesas de hospedagem de funcionários em um escritório tradicional.
No entanto, a fórmula não é tão direta. Sim, sua empresa provavelmente gastará menos com espaço físico de escritório, mas essas economias provavelmente serão gastas em outro lugar, dependendo do trabalho remoto que precisa ser feito.
Por exemplo, seu orçamento para viagens pode aumentar se trabalhadores remotos em outros estados precisarem se deslocar para o escritório principal uma vez por trimestre ou mais. Ou você pode precisar investir em um software novo ou atualizado ou hardware adicional, como fones de ouvido, para equipar adequadamente os funcionários remotos.
Os funcionários remotos podem ser tão produtivos, se não mais, do que os funcionários presenciais. Você apenas precisa configurá-los para o sucesso!
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