Nesta postagem do blog, veremos os benefícios de ter uma estratégia de comunicação interna no local de trabalho e como sua organização pode se beneficiar de ter uma ferramenta de comunicação interna.
Toda a comunicação que ocorre dentro de uma organização, seja entre os membros da equipe ou entre departamentos, vem sob a comunicação interna. Por isso, simplesmente afirmar que a comunicação interna é importante seria um eufemismo massivo.
Em nosso mundo de espaço de trabalho digital e trabalho remoto, ter uma estratégia de comunicação interna eficaz pode fazer ou quebrar seus negócios. Se seus objetivos e roteiro não forem comunicados de forma eficaz dentro da organização, isso pode levar ao caos e à confusão.
Antes de mergulharmos nas ferramentas necessárias para configurar uma comunicação interna eficaz no local de trabalho em sua organização, vamos primeiro entender por que ter essas ferramentas em vigor é mesmo necessário. Confira!
Benefícios da comunicação eficaz no local de trabalho
Uma vez que as comunicações formam a base de todos os relacionamentos saudáveis, ter ferramentas para uma comunicação interna eficaz leva a um ambiente de trabalho feliz e produtivo.
Os colegas de equipe são capazes de comunicar melhor suas necessidades e desejos, ser mais produtivos, ter menos rotatividade de pessoal e oferecer um melhor atendimento ao cliente. Alguns dos principais benefícios de ter ferramentas de comunicação interna em vigor, incluem:
1. Estar na mesma página
Comunicar objetivos e atribuir tarefas é a espinha dorsal do trabalho produtivo. Cada membro da equipe deve saber o que precisa fazer, a que horas e como seu trabalho se encaixa no quadro geral. Não fazer isso levaria ao caos e suposições.
A comunicação interna eficaz ajuda os membros individuais a estarem na mesma página e a alcançarem o sucesso. Garante que todos entendam seu papel, como seu trabalho afeta o resultado e o que se espera deles para atingir os objetivos da equipe.
2. Menor Rotatividade de Funcionários
Não ser capaz de se comunicar livremente com seu gerente ou colega cria um ambiente desagradável para os funcionários, levando ao desinteresse. Essa falta de comunicação clara geralmente resulta em funcionários deixando a empresa, logo, em alta rotatividade de pessoal.
Ter a capacidade de expressar suas opiniões e conversar livremente leva a um diálogo honesto entre os membros da equipe e permite que eles construam relacionamentos profundos e significativos.
3. Elimina confusão
Quando as tarefas, funções e responsabilidades são atribuídas claramente com um diálogo eficaz entre as duas partes, isso traz clareza para a organização. A comunicação ajuda a eliminar qualquer confusão e permite que os membros da equipe desempenhem suas funções com autonomia. Em última análise, isso leva a uma maior produtividade dos funcionários, pois eles sabem exatamente o que fazer e como.
4. Fluxo livre de ideias
Uma cultura de comunicação aberta e transparente dentro de uma organização leva ao livre fluxo de ideias entre os membros da equipe e a alta administração. Os membros da equipe se sentem à vontade para compartilhar ideias diferentes e originais, sem a sensação de serem rejeitados, criticados ou ridicularizados.
As ferramentas de comunicação interna facilitam isso, fornecendo um meio de compartilhar essas ideias e estabelecer um ambiente aberto, positivo e de apoio entre os membros da equipe.
5. Compartilhamento de conhecimento facilitado
Usar uma ferramenta de comunicação interna como um wiki interno ou uma base de conhecimento pode facilitar o compartilhamento de conhecimento com o clique de um botão.
Uma boa ferramenta de comunicação interna pode ajudar a aumentar a produtividade e a eficiência dos funcionários, fornecendo-lhes o que precisam rapidamente, economizando muito tempo e dinheiro!
Agora que sabemos porque as ferramentas de comunicação interna são cruciais para o sucesso de uma organização, vamos dar uma olhada em algumas das melhores ferramentas de comunicação interna que existem.
Comunicação por meio de aplicativos de Mensagens / Chat
Aplicativos de mensagens são essenciais para compartilhar ideias rapidamente ou pedir ajuda a um colega de trabalho sem a necessidade de redigir um e-mail (que de qualquer forma se perderá na bagunça da caixa de entrada). Aqui estão algumas ferramentas de bate-papo super úteis:
1. Slack
Se você trabalha no mundo das startups, há uma boa chance de já ter ouvido falar do Slack. O aplicativo de comunicação da nova era que arrebatou as mensagens de escritório, ganhou popularidade significativa com mais de 35.000 empresas pagas como IBM, Oracle, Airbnb e com mais de 8 milhões de usuários ativos por mês.
O Slack permite que as equipes criem grupos de bate-papo chamados ‘canais’ para uma comunicação transparente e aberta. Possui uma interface de usuário fácil de usar e “divertida”, tornando mais fácil para os usuários iniciantes aprenderem a usar a plataforma rapidamente.
Além de ser um substituto do e-mail, os usuários também podem usar o Slack para compartilhar arquivos e realizar chamadas de voz e vídeo, tornando-o uma excelente ferramenta de comunicação interna.
2. Fleep
Fleep é um aplicativo de mensagens que combina comunicação interna com compartilhamento de arquivos e gerenciamento de tarefas. Os usuários podem definir conversas sobre projetos, equipes ou qualquer tópico específico para ficar conectado e discutir ideias.
Você pode criar, atribuir, pesquisar e rastrear tarefas com o gerenciamento de tarefas nativo do Fleep, que é extremamente leve e contextual. Chega de pular em diferentes aplicativos para atribuir tarefas e conversar.
O recurso de destaque é o ‘quadro de avisos’, um lugar onde os usuários podem destacar quaisquer decisões ou planos e fixá-los ao lado de cada conversa para que todos possam ver e editar. Isso é extremamente importante para anotações de reuniões, links, detalhes de contato, etc.
Comunicação por meio de ferramentas de gerenciamento de documentos
Os documentos são o alicerce de qualquer empresa. Um bom sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar a organizar todos os seus arquivos, documentos e dados em um só lugar, controlar todas as suas informações, reduzir a dependência do papel e acelerar o fluxo de trabalho.
Assim, a escolha de um sistema de gerenciamento de documentos permite solidificar sua comunicação interna e fornecer todas as informações que seus funcionários precisam para realizar seu trabalho com eficiência. Veja:
3. Google Drive
Se você tem uma equipe pequena e não tem muitos conteúdo / documentos para lidar, pode experimentar o Google Drive. É um pacote de colaboração gratuito do Google que oferece os três aplicativos de escritório para criação de documentos, planilhas e apresentações.
O plano gratuito oferece 15 GB de armazenamento gratuito para armazenar facilmente todas as suas planilhas, documentos e arquivos de mídia. Com aplicativos de smartphone disponíveis em iOS e Android, o Google Drive fornece acesso a seus documentos e arquivos de mídia onde quer que você vá.
Você pode facilmente compartilhar arquivos publicamente com sua equipe ou em particular com um membro específico da equipe, tornando a comunicação mais eficiente.
Se você é um usuário frequente do Google Hangouts, faz sentido ingressar no ecossistema de aplicativos do Google e ter sua equipe a bordo para uma comunicação interna eficaz.
4. Dokmee
Outra ótima ferramenta de gerenciamento de documentos para sua equipe seria o Dokmee. Uma vez que também é baseado na nuvem, não há necessidade de instalação ou configuração e você estará pronto e funcionando em minutos após a inscrição.
Os usuários podem fazer upload de seus arquivos eletrônicos e documentos para a nuvem Dokmee e acessá-los de qualquer lugar e em qualquer dispositivo com seus aplicativos móveis.
Com recursos de colaboração como acesso multiusuário, controle de versão, auditoria, rastrear alterações, verificar o histórico de versões e definir restrições de documentos, as equipes podem fazer muito com seus documentos digitais. O software de digitalização Dokmee permite ao usuário extrair dados de documentos, incluindo imagens, e organizá-los para acesso fácil e rápido.
Comunicação por meio de ferramentas de videoconferência
A videoconferência revolucionou e acelerou a maneira como nos comunicamos e interagimos uns com os outros, especialmente no ambiente de escritório. Com o aumento do trabalho remoto, as ferramentas de videoconferência estão se tornando a forma padrão de comunicação, contratação e realização de reuniões pela Internet. Aqui estão algumas de nossas ferramentas favoritas:
5. Skype
Uma das ferramentas de videoconferência mais famosas que existe é o Skype, de propriedade da Microsoft. Lançado pela primeira vez em agosto de 2003, o Skype está no jogo de videoconferência há mais de 15 anos e ainda é um dos concorrentes líderes na categoria.
Além da videoconferência, o Skype também oferece vários recursos interessantes para comunicação interna, como recursos de compartilhamento de tela, que permitem aos usuários compartilhar telas enquanto estão em uma chamada, junto com mensagens individuais e em grupo. Os usuários podem até mesmo compartilhar fotos, vídeos e arquivos de até 300 MB e encontrar rapidamente o conteúdo compartilhado no chat.
Se você tem uma equipe grande, pode experimentar o Skype for Business, que traz recursos como reuniões ilimitadas (até 250 pessoas), quadro branco, uploads de PowerPoint e muito mais.
6. Zoom
A Zoom foi nomeada a escolha dos clientes do Gartner Peer Insights de 2018 para soluções de reuniões, tornando-a uma das concorrentes mais fortes do Skype. Se você deseja realizar uma reunião online, webinar de vídeo, salas de conferência ou apenas compartilhar telas com sua equipe, o Zoom é a ferramenta para você.
A conta gratuita do Zoom permite compartilhar telas com até 25 participantes e hospedar um número ilimitado de reuniões. No entanto, cada reunião pode durar apenas 40 minutos, então é algo que você deve ter em mente.
Essa ferramenta de comunicação interna também oferece mensagens de plataforma cruzada e compartilhamento de arquivos, o que pode ser uma adição bem-vinda ao compartilhamento simples de tela e videoconferência.
7. CloudApp
Colaborar em projetos criativos pode ser difícil, especialmente se você estiver trabalhando remotamente. CloudApp é uma ferramenta de comunicação visual que tem tudo, desde tutoriais de vídeo e gravação de webcam à criação de GIF e captura de tela em um aplicativo fácil de usar.
Uma ótima ferramenta de comunicação interna, o CloudApp permite que você crie rapidamente tutoriais de vídeo e os envie para sua equipe remota para compartilhamento rápido de ideias ou educação. Quer você queira explicar um processo ou produto, anotar mudanças ou dar feedback visual ao seu designer, o CloudApp ajuda você a fazer tudo.
Ter uma linha de comunicação clara é essencial para o crescimento do seu negócio. O quão bem uma mensagem é comunicada é tão importante quanto a própria mensagem.
As ferramentas de comunicação interna ajudam sua organização a otimizar a comunicação em toda a empresa para que todos estejam na mesma página e o trabalho seja feito sem confusão.
Quais ferramentas de comunicação interna você está usando atualmente? Compartilhe!
