Em um ambiente organizacional, o fluxo de comunicação e de outros dados corporativos deve ocorrer de forma rápida e facilitada, para que todos os setores trabalhem de forma integrada.
Pensando nisso, existem hoje diversas tecnologias de gestão, como é o caso da ERP (Enterprise Resource Planning), sigla para Planejamento de Recursos Empresariais. Este sistema é capaz de promover o acesso facilitado às atividades internas, além de, é claro, integrar diferentes setores.
Centralizando os dados e processos em uma única plataforma, é possível agilizar a comunicação no ambiente, assim como fazer diagnósticos mais precisos e eliminar a duplicidade de informações.
Tudo isso resulta em uma maior produtividade entre os colaboradores e até redução de custos ao seu negócio! Para trazer mais informações sobre as vantagens do sistema ERP, destacamos algumas funcionalidades desta tecnologia que vem fazendo sucesso no mundo empresarial. Confira neste artigo!
O que é ERP?
Antes de começar a detalhar as funcionalidades e benefícios deste sistema, é importante trazer as informações básicas sobre o ERP.
O ERP nada mais é do que um sistema de gestão implantado por meio de um software. Ele garante uma base única para acesso aos dados, automatizando operações que antes eram feitas de forma manual, como, por exemplo, a administração de contas a pagar, monitoração de vendas e gestão de estoque.
Ao centralizar todo o fluxo de informação em um único sistema, o ERP garante mais autonomia à empresa, visto que alinha a comunicação de todas as áreas, facilitando a tomada de decisões.
Quais as funcionalidades do ERP na empresa?
A atuação do sistema ERP é garantia de ações assertivas para a empresa, uma vez que elimina pequenas falhas rotineiras, ocasionadas por processos manuais ou desintegrados que podem resultar em grandes prejuízos para a imagem e até economia do negócio.
O sistema pode abranger desde a área financeira até a área de logística / expedição, como veremos exemplificado a seguir:
ERP no setor financeiro
- Controle de contas a pagar e receber
- Integração com bancos
- Conciliação bancária
- Cobrança automatizada de clientes
- Fluxo de caixa
ERP no setor de expedição / logística
- Controle de estoque minucioso
- Facilidade para realizar inventários
- Uso de etiquetas com código de barra ou eletrônicas (RFID)
- Agilidade para separação e expedição de pedidos
- Simplificação, substituindo o uso de computadores por coletores de dados.
Além desses exemplos, vale destacar que o sistema elimina a necessidade do uso de outros softwares, como acontece em muitas organizações, onde cada setor utiliza uma tecnologia diferente.
Assim, a falta de um ERP, além de desintegrar as áreas, também torna o acesso aos dados e informações de setores diferentes mais complicado.
Quais vantagens do sistema ERP?
Entre as principais vantagens do sistema ERP, está a possibilidade de personalizá-lo de acordo com as necessidades e preferências administrativas de cada negócio. Essa adequação permite priorizar determinadas atividades, assim como promover tarefas automáticas.
As tarefas programadas para atuar de forma autônoma otimizam os processos, além de reduzir a necessidade de intervenção humana, o que resulta na redução potencial de custos. Por fim, com a diminuição das tarefas operacionais, o tempo de toda a equipe fica equilibrado para investir em outros processos de melhoria para a empresa.
Dessa forma, com o sistema ERP, a empresa garante:
- Adequação da plataforma às necessidades de cada setor
- Automatização de tarefas operacionais
- Redução de custos
- Mais tempo para equipe focar em outras funções
- Segurança no armazenamento de dados
- Redução de erros
Para quem são os softwares ERP?
Os sistemas ERP normalmente possuem uma ampla gama de funcionalidades para beneficiar vários departamentos e empresas de diferentes tamanhos e escopos. Existem sistemas ERP voltados especificamente para determinados tipos de empresas, inclusive.
Inicialmente, eram mais usados em empresas de manufatura, mas agora estão sendo utilizados por uma seleção cada vez maior de setores. Por exemplo, existem sistemas ERP projetados especificamente para os seguintes setores:
- Comida & Bebida
- Farmacêutica
- Moda e muito mais!
Implementação do ERP no seu negócio
Os ERPs são, sem dúvida, sistemas complexos. Quando você decide adquirir um, também é essencial ter um plano de implementação. Enquanto algumas empresas precisam apenas instalar, outras precisarão integrá-lo com outros softwares e fluxos de trabalho já existentes. Porém, todas, sem dúvida, precisam personalizar o ERP às características do negócio.
Inicialmente você deve pensar:
- Na maneira mais eficiente de treinar seus colaboradores para tirar o melhor proveito de todos os recursos;
- Na melhor maneira de integrar todos os dados e documentos necessários ao sistema para que sejam acessíveis e rastreáveis para todos.
Lembre-se de que também existe um conjunto de custos associados à implementação de um sistema ERP, como:
- Suporte técnico
- Equipamentos de apoio (leitores, coletores, impressoras térmicas etc.)
- Backups de dados
- Segurança da informação
- Licenças de softwares
É essencial não se deixar desencorajar por esses custos, no entanto! Afinal, esses sistemas permitem otimizar recursos e diminuir custos de várias maneiras.
Tendo em vista as inúmeras vantagens proporcionadas pelo sistema ERP, sem dúvidas, integrar e personalizar esta ferramenta à gestão da sua organização, fará todo o diferencial na produtividade e qualidade dos serviços executados no dia a dia.
Obter todo esse potencial do ERP não é fácil, mas perfeitamente factível, como explica Marcelo Dea, um dos diretores da Mizusoft, empresa que desenvolve e personaliza software de gestão ERP e automação comercial.
“É importante buscar no mercado software houses capazes de entender o momento do cliente, suas dificuldades, necessidades e realizar um trabalho de aderência do ERP ao cliente. Uma vez aderente, apresentar um plano de trabalho que envolva treinamentos e adaptação do software com as suas características”
Vale lembrar que tais medidas permitem que a operação do sistema aconteça de maneira mais integrada e intuitiva, transformando a realidade da organização rapidamente.
Como é possível perceber, sem um software house que possa cumprir esses desafios, dificilmente a implementação de um software ERP será bem-sucedida.
Para ajudar a entender melhor como um sistema ERP é capaz de melhorar as atividades de uma empresa, elencamos com a Mizusoft alguns benefícios por área de atuação. Veja:
- Vendas
Vender mais! Ferramentas como mobile e tela de vendas simplificadas facilitam e agilizam suas vendas, além de dar controle total sobre elas.
- Compras
Comprar melhor! Ter estatísticas de vendas detalhadas, fazer cotações e ter a facilidade de transformar suas ordens de compras automaticamente evita comprar ou receber produtos errados, além automatizar seu departamento.
- Gestão financeira
Diminuir a inadimplência e os controles em Excel, automatizar seu processo de aprovações de créditos e a cobrança de clientes.
- Estoque
Controlar seu estoque de forma eficiente, fácil e com confiabilidade total, independente da complexidade dele, é uma das tarefas que o ERP desempenha com precisão.
- Gestão de frete
Controlar e diminuir seus custos com fretes. A ferramenta de automação escolhe automaticamente o melhor frete para suas vendas além de lhe dar controle total.
- e-Commerce
Integrar suas vendas online com o ERP, evitar erros e agilizar suas entregas, além de poder manter preços e estoque sempre atualizados.
- Aplicativos
O uso de aplicativos mobile pode revolucionar a forma de vender e gerir sua empresa.
- Comex
Controlar importações, desde a proforma a nacionalização, até montar e gerar notas de nacionalização em segundos de forma automatizada.
Esperamos ter ajudado você a entender melhor o que é e como funciona um ERP. Caso esteja procurando por um, pesquise bastante e busque por empresas que possam atender boa parte das informações passadas aqui.
Caso queira uma dica, a Mizusoft é uma excelente opção de mercado, principalmente para empresas que estão crescendo ou planejam crescer. Trabalham com preços acessíveis e com softwares que atendem grandes complexidades de operação!