Há mais de 30 anos o Excel faz parte de nossas vidas e trabalho. Essa ferramenta provavelmente continuará fazendo parte de nossas rotinas por muito tempo, porém, mesmo com todas as funções que um usuário profissional de Excel consiga elaborar, um sistema de gestão integrada continua sendo a melhor opção para qualquer empresa
Vivemos em um cenário de alta competividade onde a falta de controle e de segurança nas informações pode significar o fim de um negócio.
É fácil entender porque em muitas organizações as planilhas de Excel ainda são utilizadas. O famoso software atende usuários com conhecimento básico, intermediário e avançado, é flexível e de baixo custo.
Além disso, os ERPs e outros sistemas de gestão até certo tempo atrás eram de difícil acesso para muitas empresas, uma realidade que vem mudando.
Um cenário comum é a utilização das duas ferramentas no dia a dia das empresas ERP + Excel, mas a questão é como o Excel é usado e principalmente se muito tempo é perdido controlando atividades diárias que deveriam ser gerenciadas por um sistema integrado.
Sistema de gestão integrada X Excel: por que não utilizar planilhas
Hoje é plenamente possível para negócios de diferentes tamanhos contratarem um ERP que permite realizar a gestão e controle de diferentes recursos.
A solução traz grandes benefícios em comparação ao uso das planilhas, oferecendo maior segurança, agilidade e nível de informação.
É muito comum, por exemplo, que as planilhas contem com informações simplificadas que não reproduzem o cenário inteiro, comprometendo a tomada de decisão. Além disso, realizar a integração de diferentes departamentos em uma mesma planilha costuma ser um desafio com péssimos resultados.
Perda de informações, dados sobrepostos, alterações de fórmulas e uma grande confusão sobre quem é o responsável por qual informação são problemas comuns nessas situações.
Utilizando da forma errada o Excel se torna um inimigo de sua produtividade.
Se o arquivo for corrompido, ou o pen drive for perdido, ou o computador para de funcionar, meses de trabalho e todo o controle de sua empresa se vão.
Sem contar o risco de pessoas mal intencionadas alterarem as informações. Acredite: isso pode ocorrer mesmo se sua planilha tiver senha.
Dessa forma podemos resumir os motivos de não se prender ao Excel:
- Falhas no controle;
- Menor segurança;
- Falta de integração entre diferentes departamentos;
- Dificuldade na gestão das informações;
- Custo elevado (menos produtividade, mão de obra para alimentar várias planilhas, retrabalho).
Um ERP otimiza processos e leva sua empresa para o próximo nível
Como vimos acima utilizar o Excel para realizar o controle e gestão dos dados da sua empresa é uma péssima ideia.
A planilha pode até funcionar para quem está começando o negócio, mas seu teto é baixo e logo será preciso investir em um sistema de gestão integrada.
Os benefícios de contar com um ERP em sua empresa são vários, sendo possível destacar:
- Controle centralizado:
Um software de gestão integra os diferentes departamentos e processos da sua empresa em um único banco de dados. Com isso, encontrar, adicionar ou compartilhar informações entre os setores é muito mais fácil.
- Visão geral do negócio:
O ERP permite realizar o controle de diferentes aspectos de um negócio, possibilitando a entrada de informações mais completas.
Para o gestor isso significa ter uma visão geral e apurada sobre o cenário permitindo a melhora dos processos de tomada de decisão.
É possível eliminar processos redundantes, encontrar problemas no estoque, qualidade, vendas, entre outros a partir da análise de dados, métricas e indicadores chaves.
- Flexibilidade:
Pode não parecer em um primeiro momento, mas os sistemas de gestão se destacam pela flexibilidade. Isso significa que é possível moldar o sistema para que ele seja capaz de atender as necessidades de sua empresa.
- Segurança:
Um ERP traz maior segurança de dados que ficam hospedados em datacenters que garantem acesso 24×7, backups, proteção contra vírus, invasões, entre outros.
Lembre-se: dados são o novo petróleo, ou seja, são o combustível essencial para a sua empresa crescer e alcançar os resultados desejados. Proteja-os.
- Otimização de tempo:
Quando comparado ao uso da planilha os sistemas de gestão integrada trazem inúmeros ganhos na produtividade e diminuem os riscos de erros.
É um investimento inteligente que otimiza seus processos, gera coesão em sua empresa e oferece instrumentos para aprimorar sua gestão.
Para saber mais sobre o que um ERP pode fazer pelo seu negócio, continue acompanhando nosso blog! Possui alguma dúvida sobre os sistemas de gestão integrada? Deixe um comentário! Sua pergunta pode virar um tema em nosso Blog.
Até o próximo post!