Se você chegou até aqui, provavelmente está convencido de que precisa implementar um sistema ERP na sua empresa. De fato, essa é uma solução extremamente relevante e que traz inúmeros benefícios para os negócios, uma vez que agiliza e simplifica os processos operacionais, aumenta a produtividade e reduz custos.
No entanto, com a crescente demanda por esse produto nos últimos anos, diversas marcas e soluções diferentes surgiram. Se de um lado isso é positivo, pois mostra que o mercado está aquecido e traz para ele diferentes opções, de outro, isso pode confundir os consumidores, que ficam meio paralisados por não saber como encontrar a ferramenta mais adequada para a sua empresa.
Se este é o seu caso, não se preocupe! É justamente pensando nisso que fizemos esse post. Nele, mostraremos tudo o que você deve levar em consideração na hora de escolher o melhor sistema ERP para o seu negócio. Confira a seguir!
Como escolher um sistema ERP
Antes de mais nada, você precisa:
1. Definir seus objetivos e necessidades
Quais processos você precisa automatizar? Quais atividades precisam ser melhoradas na sua empresa? O que você gostaria de controlar e consultar a qualquer momento no sistema? Você precisa dessa solução para todas as áreas do negócio ou só em uma específica?
Essas são algumas das perguntas que você deve se fazer para identificar as suas reais necessidades. Sem isso, não adianta começar a procurar uma solução; você precisa ter muito claro quais são seus objetivos. Esse é o primeiro passo de qualquer ação.
Com isso definido, é hora de:
2. Analisar as funcionalidades do software em questão
A segunda etapa é óbvia: você precisa saber se o ERP possui de fato funcionalidades que atendam às suas demandas. Do contrário, você pode parar por aqui e abandonar a ideia de adotar esse software.
Por isso, a dica aqui é: seja prático. Não se deixe levar por soluções que apresentam recursos extremamente complexos, pois não necessariamente eles serão úteis para o que você precisa. Atente-se em funções que podem alcançar seus objetivos. Isso também te ajudará a manter-se fiel ao seu orçamento, eliminando possíveis custos desnecessários.
Agora que você já mapeou todas as funcionalidades, é preciso:
3. Avaliar a complexidade da ferramenta
Qual é o tamanho da sua empresa? Quantos funcionários irão utilizar o ERP? O seu negócio possui possibilidade de crescimento real, ou seja, você precisará de mais funcionalidades ou expandir o uso da solução para outras áreas em breve?
Você precisa responder essas questões para descobrir qual a complexidade da ferramenta que você precisa. Esse ítem é parecido com o segundo, mas se atenta mais em questões de planejamento estratégico. Um sistema ERP ficará com você por muitos anos, e por isso ter essa noção é importante.
Se você possui uma empresa de pequeno porte ou só vai aplicar o sistema em uma ou outra área com poucos funcionários, um sistema mais simples e na nuvem pode ser o ideal para te atender. Mas se o cenário for outro, com uma empresa maior e com diversos segmentos, você vai precisar contar com uma solução mais complexa para dar conta de controlar mais processos e armazenar mais informações.
Feito isso, é hora de:
4. Estabelecer qual é o budget que você tem para investir
Sabendo seus objetivos a curto, médio e longo prazo, você pode começar a pensar no planejamento financeiro para tornar tudo isso possível.
Um software ERP é uma solução que possui ROI garantido, mas antes de colher os resultados é preciso investir uma certa quantia. Coloque tudo na ponta do lápis: o quanto você pode pagar, qual será a forma de pagamento, e qual o retorno esperado para o investimento. Isso te ajudará não só a garantir a saúde do seu negócio, como também a avaliar as opções do mercado que possuem o melhor custo-benefício.
O preço desse tipo de sistema é variável, e o que costuma aumentá-lo são as possibilidades de personalização e customização da ferramenta. Por isso é tão fundamental mapear suas necessidades antes de se jogar de cabeça. São elas que te guiarão em todo o processo de decisão.
Bom, agora vem o momento de considerar questões técnicas. Em primeiro lugar, não deixe de:
5. Avaliar a facilidade de implementação e de operação
Lembre-se que você está buscando uma ferramenta que facilite a sua vida, e não que te dê mais dor de cabeça. Por isso, analisar a facilidade de implementação e de uso é de extrema importância.
Converse com consultores e entenda como funciona o processo de implantação; pergunte tudo: quanto tempo demora, quais os acessos que você precisa liberar, e quais as condições para que a ferramenta funcione perfeitamente. Veja também se no preço já está incluso algum treinamento ou ajuda para começar a usar o ERP. Afinal, de nada ajuda ter algo que você não sabe usar, não é mesmo?
Avalie também se as funcionalidades são intuitivas, e se elas de fato atendem às suas necessidades. Se possível, peça para ver uma ferramenta em prática. Isso te dará mais segurança para saber que todos da empresa conseguirão administrá-la.
Em segundo lugar, não deixe de:
6. Analisar a qualidade técnica do sistema
Como é o aproveitamento do hardware? Qual a capacidade de armazenamento da ferramenta? Se eu precisar de mais espaço, tem como liberar? Se sim, quanto terei que pagar? Como funciona a questão de segurança de dados? E a velocidade de uso?
Se você não tiver muita familiaridade com a TI, esse é o momento de chamar algum profissional da área para te ajudar. Se você tem um especialista na sua empresa, envolva-o no processo. Ele poderá avaliar essas questões junto contigo e te ajudar a esclarecer eventuais dúvidas para poder descobrir qual de fato é a melhor solução.
E, em último lugar mas tão importante quanto todos os outros fatores, está a necessidade de:
7. Descobrir como funciona o suporte técnico do sistema
A adoção de um sistema ERP não é um processo que acaba após a sua implementação. Você estará utilizando a ferramenta dia após dia, armazenando cada vez mais dados, cruzando cada vez mais informações, e integrando cada vez mais processos operacionais.
Por conta disso, é fundamental que se tenha um monitoramento das atividades do sistema e que se possa contar com a ajuda de alguém caso surja algum bug ou alguma pane aconteça.
Pergunte aos fornecedores se eles possuem um suporte técnico de qualidade e qual seu tempo de resposta. Você precisa saber que pode contar com eles caso algo dê errado.
O melhor software de ERP é aquele que atende às suas necessidades!
Bom, esses são os 7 passos imprescindíveis na hora de buscar um bom sistema ERP. De forma resumida, podemos dizer que o que guia todas essas ações é você saber do que precisa. Por isso, a melhor ferramenta é aquela que possui os mecanismos para te ajudar a alcançar os seus objetivos.
Com isso em mente, tenho certeza que você será capaz de fazer a melhor escolha!